Работать вообще без дедлайнов — значит вредить собственной продуктивности. Исследования доказывают: если люди устанавливают себе срок, к которому задача должна быть выполнена, то гораздо чаще завершают ее. Если же этого контрольного рубежа нет, то результат достигается гораздо реже.
Впервые термин «deadline» появился в Америке в середине 19-го века. Он означал «мертвую линию», за которой заключенных в тюрьмах ожидал расстрел, если они ее пересекут. Все дело в том, что именно в это время в тюрьмах Америки был огромный земляной ров по периметру и пересекать его было запрещено.
Спустя время термин изменил свое первоначальное значение и начал использоваться в различных сферах бизнеса: IT, маркетинг, реклама, фриланс, и, конечно же, в работе. Именно дедлайн дает сотрудникам понимание, в какие сроки им нужно выполнить задачу.
Мотивационная сила дедлайнов связана с таким термином психологов как «The Goal Looms Larger Effect». То есть, чем ближе человек подходит к концу выполнению задачи, тем большую отдачу он получает от приложенных усилий.
То есть дедлайн — хороший мотивирующий фактор. Но многих приближение даты Х не воодушевляет и не побуждает работать, а повергает в ступор. Человек может наблюдать, как уходит время, выделенное для работы над проектом, но почему-то не берется за дело. Вместо этого он читает новости в мессенджере, занимается неважными и несрочными делами. Или просто листает мемы, среди которых немало картинок, в том числе и про горящий дедлайн. У такого нелогичного поведения есть причины, и этот далеко не всегда лень и несобранность.
4 причины, почему дедлайны эффективны
- Минимизируют прокрастинацию. По данным Массачусетского технологического института, дедлайны помогают снизить вероятность прокрастинирования и откладывания задач на потом.
- Конкретизируют цели и задачи. Ограниченные сроки привязывают задачи к графику, делают их более конкретными, а не абстрактными.
- Помогают в структурировании действий. Понимание ограниченных сроков, дает человеку возможность разбить задачу на мелкие подзадачи и структурировать процесс.
- Устраняют лень и активизируют усердие. Люди не любят ощущать стресс и дискомфорт, а страх не вложиться в сроки – это еще тот стресс.
Почему дедлайн может парализовать
В основе такой реакции, как правило, лежит стресс. И вот какие факторы могут его вызвать.
Задача оказалась слишком сложной
Возможно, вы уже выполняли подобные задачи. И на основании своего опыта примерно определили время, необходимое для текущего проекта. Но неверно оценили, насколько сложным и трудоемким он окажется. Когда же приступили к делу — выяснили, что работы гораздо больше, чем предполагалось. А значит, вам придется приложить гораздо больше усилий и времени.
Но последнее потихоньку тает. И чем меньше его остается, тем более сложной и даже отталкивающей кажется задача. А погружаться в неприятности не хочется — вдруг их окажется еще больше, чем ожидается. Поэтому дедлайн не подталкивает к действиям, а парализует.
Вы боитесь совершить ошибку
Так бывает, если проект кажется очень важным, а от его результатов зависит очень многое. Например, вы проходите испытательный срок в престижной компании, куда сложно попасть на работу. Вам хочется показать все свои лучшие навыки, и вы считаете, что даже крохотная ошибка может все испортить. Но не уверены, что сделаете все идеально. Вот и откладываете активные действия.
При этом вы можете понимать, что нерешительность тоже вряд ли добавит вам очков, и ваши шансы падают с каждым днем бездействия. То есть опять задача по мере приближения к дедлайну кажется все сложнее. И это ощущение может вас парализовать.
У вас нет мотивации решать задачу
Это бывает, если проект, который у вас в работе, кажется вам скучным. Возможно, вы уже выполнили множество подобных задач. Повторять одни и те же действия вам надоело, а ничего нового и интересного текущее дело не обещает. Другой вариант — задача выглядит слишком легкой, но выполнять ее долго.
Возможно, вам очень не хочется погружаться в рутину. Это нормально, потому что вы знаете: придется потратить значительную часть времени на дело, которое в итоге не подарит вам никаких приятных эмоций. Поэтому вы наблюдаете, как приближается дедлайн, но не можете себя заставить приступить к работе.
Вам сложно без поддержки
Любое дело может показаться менее сложным и более приятным, когда есть с кем обсудить его выполнение. Рассказать о том, какими были ваши ожидания и что происходит в действительности. Пожаловаться на трудности, поделиться найденными лайфхаками.
Но бывает, что поговорить о текущей работе не с кем. Эта проблема часто возникает у сотрудников на удаленке или фрилансеров. Семья и близкие могут вообще не понять рабочих сложностей, а откровенничать в профильных сообществах и чатах часто не хочется. Но и офисные работники могут столкнуться с похожей проблемой, если их коллеги заняты другими задачами.
В такой ситуации вам может показаться, что вы одиноки и никто вас не понимает. А это плохой мотиватор. Поэтому дедлайн приближается, а мысли о работе могут вызывать раздражение, но точно не желание приступить к делу.
Как справиться с парализующим воздействием дедлайна
Если коротко, то стоит всеми способами снижать стресс, который и привел к неприятному эффекту. Тогда и ступор, вызванный мыслями о дедлайне, может пройти. Вот что стоит сделать.
Признайте, что дедлайн — реальность и он все равно наступит
Значит, вам придется разбираться с последствиями текущего ничегонеделания. То есть для начала объяснить, почему сложилась такая ситуация. Некоторые изобретают более или менее убедительные отговорки. И рассказывают, например, что кот уронил ноутбук с балкона, а перед этим удалил все файлы из облака.
Такие оправдания и правда могут помочь, но только один раз. Поэтому лучше сказать прямо, что вызвало проблемы. Например, признать, что недооценили сложность проекта или боитесь ошибиться, вот и не начинаете работу.
Если не успеваете уложиться в срок, сообщите об этом заранее
Конечно, говорить о том, что вы не успеваете, может быть неприятно, но не стоит откладывать это сообщение. Если до дедлайна еще осталось время, ваш начальник или клиент, ожидающий заказ, могут скорректировать планы. Возможно, ситуацию удастся исправить достаточно легко, без серьезного ущерба и для вас, и для другой стороны.
Составьте план решения возникшей проблемы
Но постарайтесь при этом руководствоваться разумными ожиданиями. Если задача оказалась слишком сложной, оцените не идеальное, а реальное время, которое потребуется для решения. При составлении плана разделите проект на небольшие этапы, которые вам будет несложно выполнить. Если необходимо, расскажите об этом плане начальнику или заказчику и выслушайте их замечания.
Поймите, что главная ошибка — продолжать прокрастинировать
На этот пункт стоит обратить внимание тем, кто боится сделать что-то неправильно. Когда вы приступите к работе, любую ошибку можно будет исправить. Если же так и будете откладывать — можете потерять уверенность в себе и своих навыках, а задача все равно сама себя не выполнит. Поэтому лучше ошибиться и исправить неточность, чем не сделать вообще ничего.
Ищите поддержку
Обращайтесь к более опытным коллегам. Не стоит задавать им вопросы, которые заставят их надолго погрузиться в вашу проблему, — у них и своих задач хватает. Но можно попросить небольшого совета или задать вопрос, на который коллега сможет ответить за несколько минут.
Если рядом работают менее опытные сотрудники, можно спросить у них, как дела. И если понадобится, тоже помочь им небольшими подсказками. Такое общение поможет избавиться от ощущения одиночества. Если вы на удаленке или фрилансе, постарайтесь найти в рабочих чатах людей, с которыми вам будет комфортно общаться.
Ну а когда у вас появится следующий дедлайн, попробуйте приступить к задаче сразу же. Начните с деления проекта на мелкие этапы и старайтесь каждый день хотя бы понемногу двигаться к цели.
Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!
Без активной гиперссылки на материал Sauap.org копирование запрещено!
Ссылки: https://lifehacker.ru/dedlajn-i-motivaciya/, https://hurma.work/rf/blog/kak-dedlajny-vliyayut-na-produktivnost-sotrudnikov-2/
