Сколько раз вам удалось выполнить работу в срок, не переходя в авральный режим? Сосчитали, загнув пальцы одной руки? Обидно. Тем более что сроки вы каждый раз устанавливали сами. Оказывается, это не мистика, а вполне изученная ловушка мышления.
Что такое ошибка планирования
Каждый раз, приступая к новой задаче или проекту, мы неверно оцениваем срок, в который работа будет сделана. Это происходит снова и снова, даже если мы уже сталкивались с подобными задачами. Как правило, недооценка времени приводит к негативным последствиям, начиная с нарушения рабочего графика и заканчивая срывом сдачи проекта. Оказывается, взглянуть на вещи реалистично нам мешает убеждение в том, что наличие нужного опыта позволит управиться с известной задачей быстрее, чем в прошлом. Данное убеждение называется ошибкой планирования. От нее-то мы и страдаем.
У этой излишней самонадеянности, из-за которой мы недооцениваем необходимое нам для решения задач время, есть название: ошибка планирования. Это понятие в конце 70-х годов ввели психологи Даниэл Канеман и Амос Тверски.
Ученые объяснили, что при планировании люди часто игнорируют свой прежний опыт. Обычно мы фокусируемся только на предстоящей задаче.
Даниэл Канеман подробно рассказывает об этом в книге «Думай медленно… Решай быстро». Он утверждает, что ошибки в планировании обычно связаны с двумя вещами:
- Мы не учитываем, сколько времени нам потребовалось для выполнения аналогичных задач в прошлом.
- Мы предполагаем, что не столкнемся со сложностями, которые станут причиной задержек.
К чему приводит неверная оценка времени
Согласно данным Института управления проектами, всего чуть больше половины всех проектов завершаются в запланированные сроки.
Но одно дело — недооценить количество времени, которое нужно для покраски комнаты (это просто доставит вам немного неудобств). И совсем другое — совершать ту же ошибку в оценке рабочих задач и проектов. Здесь последствия могут быть гораздо более серьезными.
В лучшем случае это приведет к тому, что вам или вашей команде придется работать сверхурочно. В худшем — к недостатку бюджета, маленькой прибыли, недовольству начальства и клиентов.
Как оценивать задачи правильно
Нужно перестать планировать, доверяя одной интуиции. Поняв причины, по которым человек раз за разом становится жертвой ошибки планирования, можно научиться ее избегать. Существуют специальные техники, позволяющие не попадаться в эту ловушку.
1. Опирайтесь на предыдущий опыт
Психологи Канеман и Тверски рекомендуют: перед началом работы нужно не просто оценить, что предстоит сделать, а еще и прикинуть, сколько обычно тратится времени на подобные задачи.
Например, вам нужно создать новую функцию для мобильного приложения — узнайте, сколько времени потратила ваша команда на аналогичную задачу. Хотите написать в блог пост длиной 4 000 слов — найдите данные о том, сколько часов или дней вам понадобилось в прошлый раз.
Если вы работаете в одиночку, самый простой способ собрать подобную информацию — использовать приложение для отслеживания времени. Применяйте его с разными типами задач, а позже используйте уже готовые отчеты.
Для деятельности в команде пригодится программное обеспечение для управления проектами. Большинство из них использует несколько способов сбора данных, например учет фактического времени работы и построение диаграммы Гантта.
2. Попросите другого человека оценить вашу задачу
В 1994 году в журнале Американской психологической ассоциации «Личность и социальная психология» опубликовали результаты пяти исследований, проведенных Роджером Бюлером, Дейлом Гриффином и Майклом Россом.
Они подтвердили, что люди часто совершают ошибку планирования, описанную Канеманом и Тверски. Но обнаружилось еще кое-что: мы часто неверно оцениваем затраты на собственные задачи, но при этом неплохо можем предсказать, сколько времени понадобится кому-то другому.
Ученые попросили участников исследования предположить, сколько времени потребуется на выполнение определенной задачи другому человеку. При ответе те гораздо чаще ссылались на имеющийся опыт. И даже когда его не было, их оценки были намного более рациональны, чем выводы тех, кто должен был выполнять задание.
Это происходит потому, что мы обычно с большим оптимизмом относимся к своим способностям. И гораздо более объективны, когда речь идет о ком-то другом. Поэтому вместо того, чтобы пытаться оценивать задачи самостоятельно, попросите друга или коллегу сделать это за вас.
3. Составьте временной диапазон и учтите возможность задержек
«Есть известные известные — вещи, о которых мы знаем, что знаем их. Есть также известные неизвестные — вещи, о которых мы знаем, что их не знаем. Но еще есть неизвестные неизвестные — это вещи, о которых мы не знаем, что не знаем их».
Дональд Рамсфелд, американский политик
На эту цитату часто ссылаются в управлении проектами. Чтобы учесть неизвестные неизвестные, о которых говорит Рамсфелд, руководители используют так называемый конус неопределенности. Он предназначен для изображения диапазона времени, которого может потребовать задача.
Когда вы только начинаете работу над проектом, вы еще мало о нем знаете. Поэтому фактическое время, необходимое для его завершения, может сильно разниться с прогнозом. Вы думаете, что работа займет два дня, а реально может потребоваться восемь. Или всего несколько часов.
Но по ходу процесса этот диапазон сокращается. Однако точно сказать, сколько времени вам нужно, вы сможете только в конце — когда проект завершите.
И все же конус неопределенности позволяет дать более точную оценку. Если вы мало знаете о предстоящем проекте, разделите предположительное время работы на четыре, чтобы найти нижний предел диапазона, и умножьте на столько же, чтобы определить верхний предел. В итоге получится, например, от 1 до 16 дней.
Если такой большой диапазон вам не подходит, используйте для учета только верхний предел — тогда, предположительно, работа займет 16 дней. Это не самое точное число, но, скорее всего, оно ближе к реальности, чем ваш первоначальный прогноз.
4. Оцените задачу по трем пунктам
Этот метод поможет быть объективнее. Для каждой задачи нужно дать оценку:
- лучшего сценария;
- худшего сценария;
- наиболее вероятного сценария.
Первое число наверняка совпадет с вашим первоначальным прогнозом. Оценка самого вероятного сценария может быть основана на опытных данных, которые у вас есть. А при оценке худшего нужно учитывать, сколько времени потребуется, если все пойдет не так.
Получив три числа, рассчитайте среднее значение. Например, если лучший сценарий развития событий — три дня, вероятный — пять дней, а худший — девять, просто сложите: 3 + 5 + 9 = 17. Затем разделите это число на три. Получается в среднем 5,67 дня — это и есть ваш прогноз необходимого времени.
5. Рассчитайте коэффициент погрешности
Стив Павлина, автор книги «Курс по личному развитию для умных людей», рекомендует посчитать коэффициент того, насколько вы ошибаетесь в планировании. В дальнейшем это число можно будет применять для всех ваших задач.
Дайте оценку времени для нескольких дел, которые вам необходимо выполнить в ближайшем будущем. Запишите ваши предположения. После окончания работы отметьте, сколько вы потратили в итоге.
Сложите все запланированное время между собой. То же самое сделайте с фактическим. Теперь все фактическое время разделите на первоначальную оценку — у вас получится нужное соотношение.
Например, вы подсчитали, что для выполнения нескольких задач потребуется 12 часов. А в итоге потратили 15. Коэффициент погрешности: 15/12 = 1,25. Это означает, что выполнение задач заняло у вас на 25% больше времени, чем вы планировали.
Теперь всегда умножайте свои первоначальные оценки на получившийся коэффициент погрешности — и они будут точнее.
6. Проводите оценку в самое непродуктивное время суток
Американский аналитик и автор деловой литературы Дэниел Пинк в своей книге «Таймхакинг. Как наука помогает нам делать все вовремя» погрузился в исследования, касающиеся наших хронотипов — внутренних часов.
Он изучил, как они влияют на наше самочувствие в течение дня. И выяснил, что хронотипы не только контролируют нашу физическую и умственную активность, а еще и определяют, в какое время суток мы наиболее креативны и когда склонны к позитивным и негативным мыслям.
Пинк ссылается на исследование Скотта Голдера и Майкла Мэйси, которые анализировали настроение людей по сообщениям в Twitter. Они обнаружили, что посты пользователей обычно малопозитивны именно в периоды спада продуктивности.
У большинства людей этот спад наступает в середине дня, сразу после обеда. По Голдеру и Мэйси маловероятно, что в это время у вас будет хорошее настроение. Именно это может помочь вам избежать излишней уверенности и оптимизма и в итоге — планировать эффективнее.
Таким образом, суть последнего метода — оценивать задачи, находясь на спаде продуктивности. Это примерно через шесть часов после пробуждения. Но можно и просто подождать, когда придет чувство рассредоточенности и усталости.
По итогу работы проверьте, приблизились ли вы к реальности, планируя свое время этим способом.
Само понимание ошибки планирования поможет вам правильно оценивать задачи. Возможно, у вас не получится контролировать свою склонность завышать собственные способности. Но если осознаете, как влияет излишний оптимизм, и постараетесь это влияние снизить, то станете намного лучше управлять своим временем.
Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!
При копировании материала ссылка на сайт sauap.org обязательна
Ссылки: https://lifehacker.ru/oshibka-planirovaniya/, https://megaplan.kz/letters/kak-pravilno-planirovat-vremya-i-sdavat-rabotu-vovremya/,
