Сдать работу в срок иногда не получается даже у профессионалов. Чтобы не сорвать дедлайн, многие трудятся ночи напролет, изматывая организм, забывают о еде и отдыхе, жертвуют любимыми занятиями.
Если вы когда-то не успевали вовремя собраться или выполнить дело в срок, вполне возможно, вы стали жертвой ошибки планирования. Это одно из самых распространенных когнитивных искажений. Мы совершаем такую ошибку, даже зная, что в прошлом подобное дело заняло больше времени. Все потому, что слишком оптимистично оцениваем свои возможности и занижаем вероятность непредвиденных обстоятельств.
Например, дом будет построен вовремя только в том случае, если поставки не задерживаются, рабочие не берут отгулы, а погода идеальная. Всегда есть вероятность, что что-то пойдет не так. Обычно мы забываем об этом и ставим невыполнимые сроки. Но если помнить об этой ошибке мышления, можно избежать негативных последствий.
Прокрастинация обычно сопровождает нас в трех областях нашей жизни — в образовании, карьере и вопросах здоровья. Это может быть либо отказ от принятия решений, либо избегание, отказ от выполнения определенных задач. Прокрастинация — это состояние, когда вы знаете, что должны работать, однако не можете заставить себя приступить к решение конкретных задач. Помимо того, что прокрастинация вредит тайм-менеджменту и наводит беспорядок в планировании, она таит в себе еще много разных неприятностей. Так, например, результаты исследования Procrastination Research Group показали, что, по мнению 94% людей, прокрастинация оказывает негативное влияние на их счастье. Эта вредная привычка может привести к неудовлетворенности на рабочем месте, потере репутации, снижению самооценки… Список последствий не имеет конца.
Не поддавайтесь желанию заниматься только срочными делами
Отвлечения и мелкие неотложные дела подрывают концентрацию почти на полчаса, а от этого страдает продуктивность. Поэтому от способности различать срочные и важные задачи значительно зависит ваш успех.
Важное редко бывает срочным, а срочное — важным.
Срочные дела требуют немедленного внимания. Обычно это телефонные звонки, совещания, задачи с дедлайнами. Важные же помогают достигать долгосрочных целей и выполнять серьезные проекты. К сожалению, обычно мы откладываем их на потом и занимаемся срочными делами. Это дает ощущение продуктивности, но на деле мы не приближаемся к главным целям.
Ограничьте время на выполнение неважных срочных дел вроде разбора почты и сосредоточьтесь на важном.
Будьте честны перед собой
Если проблема срыва сроков приобрела патологический характер, то понять ее причины необходимо. Объяснения такому поведению могут быть следующими:
- отрицание проблемы;
- слишком высокая занятость;
- попытки соблюдать нереалистичные дедлайны;
- неумение концентрировать внимание на задаче;
- нарушение данных себе обещаний.
Ответив на вопрос «почему», вы найдете решение для хронической проблемы срыва дедлайнов.
Разбивайте большие задачи на маленькие шаги
Чем больше пунктов в вашем проекте, тем больше шансов, что что-то пойдет не так. Обдумайте все этапы и создайте пошаговый план действий. Потом установите дедлайны. Выделите на выполнение одного шага полчаса или час. Если задача слишком большая и часа не хватит, разбейте ее на более мелкие.
Такие жесткие сроки вынудят искать наиболее продуктивный способ работы, чтобы все успеть. Когда закончите, посмотрите на свои результаты. Наверняка есть задачи, которые невозможно выполнить быстрее, и наоборот, дела, время на которые можно еще сократить. Подумайте и внесите необходимые изменения в свой график.
Используйте «помидорный» таймер
Отслеживайте, сколько времени у вас уходит на определенные задачи. Это поможет составить реалистичное представление и преодолеть излишний оптимизм при планировании. Для отслеживания хорошо подойдет «помидорная» техника.
Согласно ей, нужно интенсивно работать по 20, 30 или 40 минут, а потом делать небольшой перерыв. Интервалы отделяются друг от друга таймером. Такая техника помогает разбить большие сложные задачи на выполнимые шаги. Начав один интервал, вы захотите закончить дело, не отвлекаясь ни на что другое.
Не забывайте об отдыхе
Отдых крайне важен, ведь от него зависит ваша продуктивность. Но дело не столько в продолжительности перерыва, сколько в его качестве. Обновление лент соцсетей отдыхом не является. Лучше походить по комнате, размяться, выпить воды. Кстати, недостаток жидкости способен провоцировать усталость.
Сохраняйте баланс времени для работы и личной жизни. Отдых между отрезками рабочего процесса — это одно, отдых между заказами — другое. В вашем режиме дня должна быть графа с названием «личное время». Это прогулки, хобби, общение с близкими. Не забывайте и о полноценных выходных.
Остерегайтесь тех, кто посягает на ваше время
Оберегайте свое рабочее время. Чаще говорите «нет». Тогда вы сможете сосредоточиться на собственных задачах и проектах вместо того, чтобы только реагировать на чужие просьбы.
Как говорил писатель Пауло Коэльо:
«Говоря «да» другим, убедитесь, что при этом вы не говорите «нет» самому себе».
Не позволяйте втянуть себя в дела, на которые у вас нет времени. Отказывать тяжело, но этому нужно научиться ради собственной концентрации и душевного равновесия.
Из-за ошибок планирования мы чувствуем себя перегруженными. Но если вовремя заметить и устранить проблему, она не так сильно повредит вашему успеху. Поэтому не полагайтесь на субъективное представление о том, сколько займет какое-то дело. Замеряйте и сравнивайте.
Вспомните, насколько ваши планы совпали с реальным положением дел в прошлый раз:
- Что прошло удачно, а что не очень?
- Что можно сделать по-другому в следующий раз?
Отслеживайте свой прогресс и принимайте решения, опираясь на эти данные.
Никто не становится профессионалом мгновенно. Это долгий путь, на котором каждый медленно формирует свой уникальный набор рабочих инструментов. Пользуйтесь методами, приведенными в этой статье, и вы научитесь контролировать свое внимание, грамотно распределять время и выполнять работу в срок без ущемления личной жизни и интересов.
Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!
Без активной гиперссылки на материал Sauap.org копирование запрещено!
Ссылки: https://lifehacker.ru/kak-stroit-plany/, https://www.etxt.ru/subscribes/kak-ne-sryvat-dedlayny-11-layfkhakov/?ysclid=li9pb4f7gm903402373, https://kontur.ru/articles/4915?ysclid=li9paz4atv933419596
